Velallisen yleisin tekosyy on peitelty yritys ostaa lisää maksuaikaa tai testata, kuinka järjestelmällisesti valvot saataviasi. Ammattimainen ja johdonmukainen reagointi viivytysyrityksiin turvaa kassavirtasi ja osoittaa, että otat avoimet saatavat vakavasti. Epäröinti viestii, että laskusi voi siirtää maksujonon hännille.
Kun perintäprosessisi on selkeä, tunteille ja neuvotteluille jää vähemmän tilaa. Tässä oppaassa käymme läpi viisi yleisintä selitystä ja annamme toimintaohjeet, joilla vastaat velalliselle jämäkästi mutta asiakassuhdetta kunnioittaen.
1. ”Maksu on jo lähtenyt / Laitoin sen juuri maksuun”
Tämä on klassikko. Se on helppo sanoa, ja se antaa velalliselle välittömästi muutaman päivän lisäaikaa. Väitettä on vaikea kumota heti, joten velkoja jää odottamaan suoritusta, joka ei välttämättä koskaan saavu. Useimmiten tämä on puhdas viivytystaktiikka.
Miten vastaat ammattimaisesti:
Älä tyydy lupaukseen, vaan pyydä todisteita. Ammattilainen ei syytä valehtelusta vaan pyytää lisätietoja prosessin varmistamiseksi.
- Pyydä tarkennusta: ”Kiitos tiedosta. Voisitko tarkentaa, minä päivänä ja mistä pankista maksu on tehty? Näin voimme selvittää asiaa kirjanpidostamme, jos suoritus on viipynyt matkalla.”
- Pyydä maksukuittia: ”Voisitko toimittaa meille kuitin maksusta sähköpostitse? Se nopeuttaa suorituksen kohdistamista ja sulkee asian meidän päässämme.”
- Aseta takaraja: ”Selvä. Jos suoritus ei näy tilillämme huomiseen klo 16 mennessä, katsomme, että maksussa on tapahtunut virhe, ja siirrämme saatavan perintään ilman erillistä ilmoitusta. Toimithan ripeästi, jotta vältymme molemmille turhilta kuluilta.”
Johdonmukaisuus on valttia. Kun velallinen huomaa, että vaadit dokumentaatiota etkä tyydy puheisiin, hän ymmärtää prosessin etenevän sovitusti. Tämä erottaa ammattimaisen luotonhallinnan satunnaisista soittoyrityksistä.
2. ”En ole koskaan saanut laskua”
Toinen tyypillinen viivytyskeino on vedota siihen, ettei alkuperäinen lasku ole saapunut. Vika voi aidosti olla postissa tai sähköpostin roskapostisuodattimessa, mutta useammin tällä yritetään nollata maksuaika ja aloittaa prosessi alusta.
Miten vastaat ammattimaisesti:
Älä lähde väittelemään, vaan toimi järjestelmällisesti ja dokumentoi vaiheet. Tärkeintä on osoittaa, että lasku on lähetetty asianmukaisesti.
- Varmista yhteystiedot: ”Selvä, tarkistetaanpa, että meillä on oikeat tiedot. Lähetimme laskun [päivämäärä] osoitteeseen [sähköposti/postiosoite]. Onko osoite edelleen oikea?”
- Lähetä lasku välittömästi uudelleen: ”Lähetän laskun kopion sinulle heti uudelleen tähän sähköpostiin. Voisitko kuitata sen vastaanotetuksi?” Varmista, että kopiossa on alkuperäinen eräpäivä ja viitenumero.
- Aseta uusi, lyhyt maksuaika: Koska saatava on jo erääntynyt, uusi maksuaika ei ole täyttä 14 tai 30 päivää. ”Alkuperäinen eräpäivä on jo mennyt, joten pyydämme suoritusta kahden arkipäivän kuluessa, jotta vältymme perintätoimilta.”
Laskutusjärjestelmä, joka tallentaa tiedon sähköpostin lähetyksestä ja mahdollisista lukuilmoituksista, on tässä tilanteessa paras todisteesi huolellisesta toiminnasta.
3. ”Tuotteessa tai palvelussa oli vikaa”
Reklamaatio on tehokas ase velalliselle, koska se siirtää huomion maksuvelvollisuudesta tuotteen laatuun. Jos reklamaatio on aito, se täytyy käsitellä asianmukaisesti. Jos se on tekaistu viivytysmielessä, se on tunnistettava sellaiseksi.
Miten vastaat ammattimaisesti:
Selkeä prosessi on ratkaisevaa. Erota riitainen ja riidaton osuus saatavasta. Mikä on riitainen saatava ja miten se etenee oikeudessa? -artikkeli syventyy aiheeseen tarkemmin.
- Pyydä kirjallinen reklamaatio: ”Ymmärrän. Jotta voimme käsitellä asian, pyydän teitä toimittamaan kirjallisen reklamaation sähköpostitse. Yksilöikää siinä, mikä toimituksessa oli virheellistä ja mitä hyvitystä vaaditte.”
- Erota riidaton osuus: ”Sillä välin kun käsittelemme reklamaatiotanne [reklamoitu osa] osalta, laskun riidaton osuus [summa] tulee maksaa alkuperäisen eräpäivän mukaisesti. Reklamaatio ei vapauta koko laskun maksuvelvollisuudesta.”
- Keskeytä perintä vain riitaiselta osin: Laki kieltää riitaisen saatavan perinnän, jos velallinen kiistää maksuvelvollisuutensa perustellusti. Ammattimainen perintätoimisto osaa katkaista perinnän vain kiistetyltä osalta ja jatkaa sitä riidattoman osan suhteen. Jos reklamaatio osoittautuu aiheettomaksi, perintää jatketaan koko summalle.
Nopea ja asiallinen reagointi on tärkeää. Jos velallinen ei toimita pyydettyä kirjallista selvitystä, voit katsoa reklamaation aiheettomaksi ja jatkaa perintätoimia.
4. ”Kassassa on nyt tiukkaa, voinko maksaa myöhemmin?”
Tämä on usein rehellisin selitys. Velallinen myöntää maksuvaikeudet ja pyytää joustoa. Vaikka empatia on tärkeää, rajaton joustaminen johtaa luottotappioihin. Epämääräinen lupaus ”maksusta myöhemmin” ei sido mihinkään.
Miten vastaat ammattimaisesti:
Myönnä tilanne, mutta ota ohjat käsiisi. Älä suostu epämääräisiin lupauksiin, vaan tee virallinen maksusuunnitelma. Ammattimaisesti hoidettuna maksusuunnitelma yritysperinnässä on tehokas työkalu.
- Ehdota virallista maksusuunnitelmaa: ”Ymmärrämme tilanteen. Voimme sopia virallisesta maksusuunnitelmasta. Ehdotamme, että velka maksetaan [esim. kolmessa] erässä seuraavasti: [lista eristä ja päivämääristä].”
- Vaadi kirjallinen sopimus: ”Lähetän teille tästä kirjallisen sopimuksen sähköpostitse. Pyydän teitä hyväksymään sen vastaamalla viestiin. Sopimus on sitova, ja sen rikkominen johtaa perinnän välittömään jatkumiseen koko loppusummalle.”
- Lisää kulut ja korot: Muista lisätä maksusuunnitelmaan lakisääteiset viivästyskorot sekä kohtuulliset kulut suunnitelman laatimisesta ja valvonnasta. Tämä motivoi velallista pysymään alkuperäisessä aikataulussa.
Ulkopuolinen perintäkumppani on usein paras taho neuvottelemaan ja valvomaan maksusuunnitelmia, koska se toimii neutraalina kolmantena osapuolena.
5. ”Laskun hyväksyjä on lomalla / sairaana / ei tavoitettavissa”
Tämä on yritysmaailman versio ”koira söi läksyt” -selityksestä. Vastuu yritetään siirtää yksittäisen työntekijän poissaolon piikkiin, vaikka maksuvelvollisuus on aina yrityksellä. Tavoitteena on vain ostaa viikko tai kaksi lisäaikaa.
Miten vastaat ammattimaisesti:
Älä hyväksy vastuun siirtämistä. Pysy tiukasti asiassa ja muistuta, että kyse on kahden yrityksen välisestä sopimuksesta.
- Kysy sijaisesta: ”Selvä. Kuka hoitaa hänen tehtäviään poissaolon aikana? Yrityksellänne on varmasti prosessi laskujen käsittelyyn myös poissaolojen aikana.”
- Muistuta yrityksen vastuusta: ”Ymmärrän, että [henkilön nimi] on poissa, mutta maksuvelvollinen on yrityksenne, ei yksittäinen henkilö. Lasku on erääntynyt, ja sen maksaminen on yrityksenne vastuulla.”
- Aseta selkeä jatkotoimenpide: ”Odotamme suoritusta viimeistään [päivämäärä]. Jos maksua ei siihen mennessä näy, käynnistämme perintätoimet. Toivomme, että löydätte yrityksenne sisältä henkilön, jolla on valtuudet hoitaa asia kuntoon.”
Kun velallinen huomaa, ettet hyväksy henkilösidonnaisia tekosyitä, hän todennäköisemmin etsii ratkaisun. Asiakasyritys ei maksa laskuaan? Kattava toimintasuunnitelma pk-yrittäjälle tarjoaa laajemman näkökulman prosessin hallintaan.
Älä anna tekosyiden hidastaa liiketoimintaasi
Jokainen maksamaton lasku on pois yrityksesi kassasta. Järjestelmälliset tekosyyt vaativat järjestelmällisen vastauksen. Ammattimainen perintäkumppani ei ainoastaan hoida perintää puolestasi, vaan luo prosessin, joka ennaltaehkäisee maksuviiveitä ja vapauttaa sinun aikasi tuottavaan työhön.
Jos tunnistit yllä olevista tilanteista oman arkesi, on aika tehostaa saatavien hallintaa. Keskustellaan, miten voimme varmistaa, että rahasi kotiutuvat ajallaan ilman selittelyä. Ota yhteyttä Ykkös Perintään.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä teen, jos velallinen ei vastaa enää yhteydenottoihin?
Jos velallinen vaikenee, on aika siirtää asia perintätoimistolle. Ammattilaisen lähettämä virallinen maksuvaatimus on usein tehokas heräte. Jos sekään ei tuota tulosta, asia voidaan viedä oikeudelliseen perintään velkomustuomion saamiseksi ja ulosottoon.
Voiko perinnän aloittaa, vaikka laskusta on reklamoitu?
Laki on selvä: perintää ei saa jatkaa, jos velallinen kiistää maksuvelvollisuutensa perustellusti. Perintä voi kuitenkin jatkua, jos kiistämiselle ei esitetä perustetta tai peruste on selvästi tekaistu. Jos velallinen riitauttaa vain osan laskusta, voit jatkaa perintää riidattoman osan osalta. Selvitä aina ensin reklamaation syy ja pyri sopimaan erimielisyys.
Kannattaako pieniä saatavia edes periä?
Ehdottomasti. Monet pienet saatavat muodostavat yhdessä merkittävän summan, ja perimättä jättäminen viestii, ettei maksuvelvoitteilla ole väliä. Nykyaikaiset perintäpalvelut, kuten maksuton pikaperintä, tekevät pientenkin saatavien perinnästä kannattavaa, koska kulut maksaa pääsääntöisesti velallinen.