Keskeiset pointit:

• Oikean perintätoimiston valinta on strateginen päätös, joka vaikuttaa suoraan yrityksen kassavirtaan, kannattavuuteen ja asiakassuhteisiin.
• Hyvä perintätoimisto noudattaa lakia ja hyvää perintätapaa, toimii tehokkaasti ja ymmärtää liiketoimintasi erityispiirteet.
• Vuoden 2022 perintälain muutokset asettivat uusia vaatimuksia kuluille ja prosesseille, mikä korostaa ammattitaitoisen kumppanin merkitystä.
• Valintakriteereinä tulee painottaa toimijan rekisteröintiä, läpinäkyvää raportointia, räätälöityjä palvelumalleja ja todistettuja tuloksia.

Perintäpalvelun valinta on yksi yrityksen kriittisimmistä taloudellisista päätöksistä. Väärä kumppani voi maksaa paljon enemmän kuin vain menetettyjä saatavia – se voi vaarantaa koko liiketoiminnan kannattavuuden ja maineen.

Erityisesti nykypäivän haastavassa taloustilanteessa, jossa inflaatio ja korkojen nousu ovat lisänneet maksuvaikeuksia, oikean perintätoimiston valinta voi olla ratkaiseva tekijä yrityksen menestykselle. Mutta miten varmistat, että teet oikean valinnan vuonna 2024?

Tässä oppaassa syvennymme perintätoimistojen toimintamalleihin, määrittelemme, mitä hyvä perintätoimisto tarkoittaa käytännössä, ja annamme sinulle konkreettiset työkalut parhaan kumppanin tunnistamiseen ja valitsemiseen. Tavoitteenamme on antaa sinulle tiedot, joita tarvitset tehdäksesi tietoon perustuvan päätöksen, joka turvaa yrityksesi taloudelliset edut.

Miksi perintäpalvelun valinta on strateginen päätös?

Perintäpalvelun valinta ei ole pelkkä hallinnollinen toimenpide, vaan se on syvästi strateginen päätös, joka vaikuttaa yrityksen ydinliiketoimintaan. Se on investointi, joka oikein tehtynä suojaa yrityksen tärkeintä omaisuutta: sen kassavirtaa.

Myyntisaatavat ovat monille yrityksille yksi suurimmista taseen eristä. Niiden tehokas kotiuttaminen on elintärkeää liiketoiminnan jatkuvuudelle. Ilman toimivaa ja ammattimaista perintäprosessia saatavat voivat nopeasti muuttua arvottomiksi luottotappioiksi.

Miksi tällä on väliä? Koska jokainen perimättä jäänyt euro on pois yrityksen tuloksesta ja heikentää sen kykyä investoida, kasvaa ja työllistää. Huonosti hoidettu perintä voi myös vahingoittaa pitkäaikaisia asiakassuhteita, mikä aiheuttaa välillistä haittaa liiketoiminnalle.

Lisäksi sääntely, kuten perintälaki ja IFRS-standardit, asettaa tiukat vaatimukset perintäprosessien dokumentoinnille ja läpinäkyvyydelle. Ammattimainen perintätoimisto varmistaa, että toimintasi on paitsi tehokasta myös täysin lainmukaista.

Perintätoimiston rooli ja vastuut

Perintätoimisto toimii velkojan asiamiehenä, jonka päätehtävä on hoitaa erääntyneiden saatavien perintää ammattimaisesti ja lainmukaisesti. Toimiston vastuut eivät rajoitu ainoastaan rahan keräämiseen, vaan ne kattavat koko prosessin velallisen kontaktoinnista aina mahdollisiin oikeudellisiin toimenpiteisiin asti.

Toiminnan ytimessä on kaksi keskeistä ohjenuoraa:

• Perintälaki: Määrittelee tarkasti, mitä toimenpiteitä, kuluja ja aikatauluja perinnässä saa käyttää.
• Hyvä perintätapa: Edellyttää, että velallista kohdellaan asiallisesti, painostamatta ja että hänelle annetaan oikeat ja riittävät tiedot velasta ja perintäprosessista.

Kaikkien Suomessa toimivien perintätoimistojen on oltava rekisteröityneitä Etelä-Suomen aluehallintoviraston (AVI) ylläpitämään rekisteriin. Tämä takaa, että toimija on sitoutunut noudattamaan lainsäädäntöä ja on viranomaisvalvonnan alainen. Lainvastainen toiminta voi johtaa paitsi hallinnollisiin seuraamuksiin myös siihen, että saatava joudutaan kirjaamaan luottotappioksi turhaan.

Erilaiset perintätoimiston toimintamallit ja niiden erot

Perintätoimiston toimintamalli ja käytetyt menetelmät vaikuttavat suoraan perinnän tehokkuuteen ja kustannuksiin. Kaikille velallisille ei sovi sama lähestymistapa, minkä vuoksi moderni perintäpalvelu räätälöi toimintansa tilanteen mukaan.

Yleisimmät perintämenetelmät ovat perintäkirjeet, puhelinkontaktit, neuvottelut maksujärjestelyistä ja viime kädessä oikeudelliset toimenpiteet. Tehokas perintä ei ole kaavamaista, vaan se on yhdistelmä oikea-aikaisia ja oikein kohdennettuja toimenpiteitä.

Tarkastellaan dataa. Esimerkiksi perintäkirjeet ovat erittäin kustannustehokas keino, ja ne tehoavat erityisen hyvin asiakkaisiin, joilla ei ole aiempaa maksuhäiriöhistoriaa. Toisaalta pitkään jatkuneissa maksuvaikeuksissa henkilökohtainen puhelinkontakti tai neuvottelu voi olla tuloksellisempi.

Alla oleva taulukko havainnollistaa eri perintämenetelmien eroja:

Hyvä perintätoimisto osaa analysoida saatavakantaasi ja luoda perintäpolitiikan, joka segmentoi velalliset ja soveltaa kuhunkin ryhmään tehokkainta ja tarkoituksenmukaisinta perintästrategiaa.

Perintäpalvelun valintakriteerit: Mitä etsiä kumppanilta?

Oikean kumppanin valinta on prosessi, jossa tulee arvioida useita tekijöitä. Perintätoimiston valinta ei saa perustua ainoastaan hintaan, vaan kokonaisuuteen, joka takaa tulokset, lainmukaisuuden ja mielenrauhan.

Seuraava tarkistuslista auttaa sinua arvioimaan potentiaalisia perintäkumppaneita:

• Virallinen rekisteröinti: Varmista, että toimija löytyy AVI:n perintätoiminnan harjoittajien rekisteristä. Tämä on laillisen toiminnan ehdoton perusta.
• Lain ja hyvän tavan noudattaminen: Kysy, miten toimisto varmistaa perintälain ja hyvän perintätavan noudattamisen prosesseissaan. Ammattilainen kertoo tästä avoimesti.
• Räätälöidyt ratkaisut: Tarjoaako toimisto vain yhdenlaista palvelupakettia vai pystyykö se räätälöimään perintäprosessin yrityksesi ja asiakkaidesi tarpeisiin?
• Tehokkuus ja tuloksellisuus: Pyydä näyttöä tuloksista. Millainen on toimiston onnistumisprosentti? Miten he mittaavat ja raportoivat tehokkuutta?
• Läpinäkyvyys ja raportointi: Saatko käyttöösi selkeän online-portaalin, josta voit seurata toimeksiantojen tilaa reaaliaikaisesti? Onko raportointi ymmärrettävää?
• Asiakaslähtöisyys: Ymmärtääkö kumppani liiketoimintaasi? Onko heillä nimetty yhteyshenkilö, joka tuntee tilanteesi ja tavoitteesi?
• Teknologia: Hyödyntääkö toimisto moderneja työkaluja, kuten automaatiota ja sähköisiä kanavia, perinnän tehostamiseksi?

Lyhyesti sanottuna, etsi kumppania, joka toimii kuin oman yrityksesi jatke – ammattitaitoisesti, tehokkaasti ja brändiäsi kunnioittaen.

Asiakaslähtöisyys perinnässä: Mitä se tarkoittaa käytännössä?

Asiakaslähtöisyys perinnässä tarkoittaa, että sekä sinun että loppuasiakkaasi eli velallisen tarpeet huomioidaan prosessin joka vaiheessa. Se on tasapainoilua tehokkaan saatavien perinnän ja hyvän asiakaskokemuksen säilyttämisen välillä.

Käytännössä asiakaslähtöinen perintä ilmenee seuraavilla tavoilla:

1. Ymmärrys liiketoiminnastasi: Asiakaslähtöinen perintätoimisto perehtyy toimialaasi ja asiakaskuntaasi. Se ei käytä samaa lähestymistapaa suuren yritysasiakkaan ja pienen kuluttajalaskun perinnässä.
2. Joustavat maksujärjestelyt: Sen sijaan, että vaadittaisiin välitöntä täyttä suoritusta, ammattitaitoinen perijä pyrkii neuvottelemaan realistisen ja joustavan maksusuunnitelman, joka auttaa velallista selviytymään velastaan.
3. Selkeä ja asiallinen viestintä: Kaikki viestintä velallisen kanssa on kunnioittavaa, selkeää ja informatiivista. Tavoitteena on löytää ratkaisu, ei syyllistää tai painostaa.
4. Brändisi suojeleminen: Perintätoimisto ymmärtää olevansa käyntikorttisi ikävässä tilanteessa. Asiallinen toiminta suojaa yrityksesi mainetta ja voi jopa säilyttää asiakassuhteen tulevaisuudessa.

Asiakaslähtöisyys ei ole heikkoutta, vaan älykästä ja pitkäjänteistä liiketoimintaa. Se parantaa perinnän onnistumisprosenttia, koska yhteistyöhön perustuva lähestymistapa on usein tehokkaampi kuin tiukka vastakkainasettelu.

Tehokkuus perinnässä: Mittarit ja odotukset

Perintäpalvelun tehokkuus on enemmän kuin vain kerättyjen eurojen summa. Se on kokonaisuus, joka koostuu nopeudesta, kustannustehokkuudesta ja prosessin laadusta. Kun arvioit perintäpalvelun tehokkuutta, kiinnitä huomiota seuraaviin mittareihin.

Keskeiset tehokkuuden mittarit (KPI:t) ovat:

• Perintäaste (Recovery Rate): Kuinka suuri prosenttiosuus perintään siirretyistä saatavista saadaan lopulta kotiutettua? Tämä on tärkein yksittäinen mittari.
• Perintäprosessin nopeus: Kuinka monta päivää keskimäärin kestää, että saatava saadaan perittyä? Nopea prosessi parantaa suoraan yrityksesi kassavirtaa.
• Kustannustehokkuus (Cost-to-Collect): Mikä on perinnän kulujen suhde perittyyn pääomaan? Tehokas toimija optimoi prosessinsa niin, että kulut pysyvät kohtuullisina.
• Luottotappioiden väheneminen: Miten perintäkumppanuus on vaikuttanut yrityksesi lopullisten luottotappioiden määrään pitkällä aikavälillä?

Aseta yhdessä perintätoimiston kanssa selvät ja realistiset tavoitteet näille mittareille. Hyvä kumppani raportoi edistymisestä säännöllisesti ja analysoi tuloksia kanssasi, ehdottaen tarvittaessa muutoksia perintästrategiaan.

Perintälain 2022 muutokset ja niiden vaikutukset

Toukokuussa 2022 voimaan astuneet perintälain muutokset selkeyttivät pelisääntöjä ja asettivat uusia vaatimuksia perintätoiminnalle. Muutosten tavoitteena oli kohtuullistaa perintäkuluja ja parantaa velallisen asemaa.

Tärkeimmät muutokset, jotka sinun velkojana tulee ymmärtää:

1. Kulujen enimmäismäärät: Laki asetti selvät euromääräiset katot perintäkuluille. Esimerkiksi yhdestä kirjallisesta maksuvaatimuksesta veloitettavat kulut ovat tarkasti säänneltyjä.
2. Maksuvaatimuksen sisältö: Maksuvaatimukselle asetettiin entistä tarkemmat sisältövaatimukset. Siinä on eriteltävä selkeästi pääoma, korot ja kulut.
3. Tratan käyttö: Protestointikelpoisen tratan käyttö yritysperinnässä on edelleen mahdollista, mutta sen käyttöä koskevia sääntöjä tarkennettiin.
4. Sähköinen viestintä: Laki vahvisti sähköisen viestinnän asemaa perinnässä, mikä mahdollistaa tehokkaammat ja nopeammat prosessit.

Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Se korostaa entisestään tarvetta valita ammattimainen ja ajan tasalla oleva perintätoimisto. Kumppanin, joka ei tunne tai noudata uutta lainsäädäntöä, toiminta voi koitua sinulle kalliiksi sekä menetettyinä saatavina että maineriskeinä.

Yhteenveto ja seuraavat askeleet

Oikean perintätoimiston valinta on yksi parhaista tavoista turvata yrityksesi taloudellinen selusta. Se on strateginen päätös, joka parantaa kassavirtaa, vähentää luottotappioita ja ammattimaisesti hoidettuna jopa suojelee asiakassuhteitasi.

Muista, että hyvä perintäkumppani on yhdistelmä tehokkuutta, asiakaslähtöisyyttä ja vankkumatonta lainmukaisuutta. Älä tyydy vähempään.

Miten edetä?

• Arvioi nykytilanne: Analysoi nykyinen saatavien hallintasi. Kuinka paljon sinulla on erääntyneitä laskuja ja miten tehokkaasti saat ne kotiutettua?
• Määrittele tavoitteet: Mitä odotat perintäkumppanilta? Nopeampaa kassankiertoa, pienempiä luottotappioita vai parempaa raportointia?
• Vertaile ja pyydä tarjouksia: Käytä tässä oppaassa esitettyjä kriteerejä ja vertaile muutamia potentiaalisia kumppaneita.

Oletko valmis tehostamaan saatavien hallintaa ja parantamaan yrityksesi kassavirtaa? Älä anna erääntyneiden laskujen hidastaa kasvuasi.

Ota yhteyttä Ykkös Perinnän asiantuntijoihin jo tänään, niin löydämme juuri sinun yrityksellesi sopivan, tehokkaan ja asiakaslähtöisen perintäratkaisun.

Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Mikä on hyvä perintätapa?

Hyvä perintätapa tarkoittaa velallisen asiallista ja kunnioittavaa kohtelemista. Se edellyttää, että velalliselle annetaan oikeat tiedot velasta, ei käytetä painostusta tai harhaanjohtavaa tietoa, ja noudatetaan perintälaissa määriteltyjä sääntöjä. Sen tavoitteena on löytää ratkaisu maksuongelmaan.

Kuinka paljon perintäkulut saavat olla?

Perintäkulujen enimmäismäärät on määritelty perintälaissa. Ne riippuvat velan pääoman suuruudesta ja tehdyistä perintätoimista. Esimerkiksi kirjallisesta maksumuistutuksesta saa vaatia enintään 5 euroa, ja maksuvaatimuksen kulukatto on sidottu velan kokoon. Ammattimainen perintätoimisto noudattaa näitä sääntöjä tarkasti.

Mitä eroa on vapaaehtoisella ja oikeudellisella perinnällä?

Vapaaehtoinen perintä sisältää toimenpiteitä, kuten maksumuistutukset, perintäkirjeet ja puhelinperinnän, joilla velallinen pyritään saamaan maksamaan velka vapaaehtoisesti. Jos tämä ei onnistu, voidaan siirtyä oikeudelliseen perintään, jossa haetaan käräjäoikeudesta maksutuomio. Tuomion jälkeen saatava voidaan siirtää ulosottoon.

Voiko perintätoimisto pilata asiakassuhteeni?

Epäammattimaisesti toimiva perintätoimisto voi vahingoittaa asiakassuhteita. Siksi on tärkeää valita kumppani, joka noudattaa hyvää perintätapaa ja toimii asiakaslähtöisesti. Oikein hoidettuna perintä on asiallinen prosessi, joka ei välttämättä katkaise asiakassuhdetta, etenkään jos maksuvaikeudet ovat tilapäisiä.

Milloin saatava kannattaa siirtää perintätoimistolle?

Saatava kannattaa siirtää perintään heti, kun omat muistutustoimet eivät ole tuottaneet tulosta, tyypillisesti 1-2 maksumuistutuksen jälkeen. Mitä nopeammin perintäprosessi aloitetaan eräpäivän jälkeen, sitä todennäköisemmin saatava saadaan kotiutettua. Yleinen nyrkkisääntö on noin 14-30 päivää alkuperäisestä eräpäivästä.