Keskeiset pointit:
- Säästää merkittävästi aikaa ja vapauttaa henkilöstön ydinliiketoimintaan.
- Parantaa kassavirtaa nopeuttamalla rahankiertoa ja vähentämällä luottotappioita.
- Ammattimaistaa saatavien hallinnan ja ylläpitää hyviä asiakassuhteita.
- Tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun laskun seurannasta aina kotiutukseen asti.
Kuinka paljon aikaa ja rahaa yrityksesi menettää hoitamattomien laskujen takia? Monille pienille ja keskisuurille yrityksille saatavien hallinta on jatkuva haaste, joka vie huomiota myynniltä ja sitoo resursseja.
Ulkoistettu laskujen perintäpalvelu tarjoaa tähän tehokkaan ratkaisun. Tässä oppaassa käymme läpi, miksi ulkoistaminen kannattaa, mitä konkreettisia hyötyjä voit odottaa ja miten valitset yrityksellesi sopivimman kumppanin.
Ongelma: Perinnän tekeminen itse vie aikaa ja häiritsee ydinliiketoimintaa
Yrityksen sisäinen perintä sitoo arvokkaita resursseja, jotka voitaisiin käyttää tuottavammin, kuten myyntiin ja asiakaspalveluun. Manuaalinen prosessi on paitsi hidas, myös altis virheille.
Jatkuva laskujen seuranta, maksumuistutusten lähettäminen ja puhelinsoitot asiakkaille kuormittavat henkilöstöä. Tämä operatiivinen työ vie fokuksen pois ydinliiketoiminnan kasvattamisesta ja voi aiheuttaa turhaa kitkaa asiakassuhteisiin.
Ilman järjestelmällistä prosessia luottotappioiden riski kasvaa ja kassavirta hidastuu. Kun myyntihenkilöstö joutuu karhuamaan vanhoja saatavia, se on pois uusasiakashankinnasta.
Ratkaisu: Ulkoistamalla vapautat resursseja ja vakautat kassavirtaa
Ulkoistettu saatavien hallinta tarjoaa kattavan palvelun, joka hoitaa koko prosessin laskun lähetyksestä perintään, parantaen kassavirran ennustettavuutta. Ammattilainen huolehtii prosessista tehokkaasti ja järjestelmällisesti.
Kattava palvelu sisältää tyypillisesti seuraavat osa-alueet:
- Laskunvälitys ja sähköinen laskutus
- Reskontran hoito ja maksujen seuranta
- Automaattiset ja manuaaliset maksumuistutukset
- Vapaaehtoinen ja tarvittaessa oikeudellinen perintä
- Reaaliaikainen raportointi
Hinnoittelumallit ovat joustavia, usein tapahtuma- tai kuukausipohjaisia. Tämä tekee kuluista ennustettavia ja hallittavia. Modernit perintäpalvelut integroituvat suoraan yrityksesi laskutus- tai toiminnanohjausjärjestelmään, mikä automatisoi tiedonsiirron ja minimoi manuaalisen työn.
Hyödyt mitattuna: ajansäästö, parempi kassavirta ja ammattimainen imago
Ulkoistettu laskujen perintäpalvelu tuottaa konkreettisia, mitattavia hyötyjä, kuten nopeutuneen rahankierron, vähentyneet luottotappiot ja vapautuneet työtunnit. Hyödyt näkyvät suoraan yrityksen tuloksessa ja tehokkuudessa.
Ajansäästö: Kun ammattilainen hoitaa perintäprosessin, henkilöstösi voi keskittyä sataprosenttisesti omaan ydinosaamiseensa. Rutiininomaiset tehtävät poistuvat ja työaika kohdentuu arvoa tuottavaan työhön.
Parempi kassavirta: Systemaattinen ja ammattimainen muistutus- ja perintäprosessi nopeuttaa saatavien kotiutumista merkittävästi. Rahankierto paranee ja vanhojen, epävarmojen saatavien määrä pienenee, mikä vähentää luottotappioita.
Ammattimainen imago: Ulkoinen kumppani hoitaa viestinnän asiakasystävällisesti ja johdonmukaisesti. Tämä ylläpitää hyvää asiakassuhdetta myös maksuviiveiden aikana ja vahvistaa yrityksesi ammattimaista kuvaa.
Miten valita oikea perintäkumppani: kriteerit ja tarkistuslista
Oikean perintäkumppanin valinta edellyttää palvelun laajuuden, hinnoittelun läpinäkyvyyden, raportoinnin ja teknisen yhteensopivuuden huolellista arviointia. Älä valitse ensimmäistä vaihtoehtoa, vaan vertaile palveluntarjoajia huolellisesti.
Miksi tällä on väliä? Oikea kumppani toimii osana tiimiäsi, parantaa tehokkuutta ja suojelee brändiäsi. Huono valinta voi puolestaan aiheuttaa kustannusyllätyksiä ja vahingoittaa asiakassuhteita.
Tarkastellaan dataa. Käytä alla olevaa taulukkoa apuna kumppaneiden vertailussa.
| Kriteeri | Mitä selvittää? |
|---|---|
| Palvelun laajuus | Kattaako palvelu koko laskun elinkaaren (laskutus, reskontran hoito, perintä) vai vain osan siitä? |
| Hinnoittelu | Onko hinnoittelu läpinäkyvää ja tapahtumapohjaista? Mitä piilokuluja voi syntyä? |
| Raportointi | Saatko reaaliaikaista dataa saatavien tilanteesta? Millaisia raportteja on saatavilla? |
| Asiakaslähtöisyys | Miten kumppani varmistaa positiivisen asiakaskokemuksen ja brändisi säilymisen? |
| Tekninen integraatio | Onko palvelu integroitavissa nykyisiin järjestelmiisi (esim. Procountor, Netvisor)? |
Riskit ja yleisimmät huolenaiheet — ja miten ne ratkaistaan
Yleisimmät ulkoistamiseen liittyvät riskit, kuten tietoturva ja brändin hallinta, voidaan ratkaista valitsemalla luotettava perintätoimisto ja sopimalla selkeistä toimintamalleista.
Yksi suurimmista huolista on asiakassuhteiden vaarantuminen. Ammattimainen laskujen perintäpalvelu toimii kuitenkin asiakaslähtöisesti. Prosessi on suunniteltu olemaan ennen kaikkea neuvova ja ratkaisukeskeinen, ei aggressiivinen.
Muita huolia ovat tietoturva ja kustannukset. Varmista, että kumppani noudattaa GDPR-asetusta ja että sopimus määrittelee hinnoittelun selkeästi ilman yllätyskuluja. Läpinäkyvä raportointi auttaa seuraamaan tehokkuutta ja kustannuksia.
Käytännön käyttöönotto: vaiheittainen malli pk-yritykselle
Onnistunut käyttöönotto etenee vaiheittain nykytilan kartoituksesta pilotointiin ja täyteen siirtymään, varmistaen hallitun ja tehokkaan prosessin. Tämä minimoi riskit ja takaa sujuvan aloituksen.
Seuraa näitä vaiheita:
- Nykytilan kartoitus: Analysoi, kuinka paljon aikaa perintään kuluu kuukaudessa ja mikä on erääntyneiden saatavien arvo. Määrittele selkeät tavoitteet (KPI), kuten tavoiteltu maksuaika.
- Kumppanin valinta ja pilotointi: Vertaile palveluntarjoajia ja pyydä tarjoukset. Aloita yhteistyö pilotoimalla palvelua pienellä osalla laskutusta.
- Täysi siirtymä: Kun pilotointi on onnistunut, tee tarvittavat tekniset integraatiot ja siirrä koko reskontran hoito ja perintäprosessi kumppanille.
- Seuranta ja optimointi: Seuraa sovittuja KPI-mittareita säännöllisesti ja pidä yhteyttä kumppaniin prosessin jatkuvaa parantamista varten.
Yhteenveto: Fiksumpaa saatavien hallintaa
Lyhyesti sanottuna, laskujen perintäpalvelun ulkoistaminen ei ole kuluerä, vaan investointi tehokkuuteen, parempaan kassavirtaan ja ammattimaiseen brändiin. Se vapauttaa yrityksesi tärkeimmän resurssin – ajan – takaisin kasvuun.
Oikean kumppanin avulla muutat reaktiivisen ja aikaa vievän prosessin ennakoivaksi ja strategiseksi osaksi taloushallintoasi. Nyt on oikea hetki ottaa ensimmäinen askel.
Oletko valmis tehostamaan yrityksesi saatavien hallintaa? Keskustele asiantuntijamme kanssa ja kartoitetaan yhdessä, miten voimme auttaa yritystäsi menestymään. Ota yhteyttä ja pyydä maksuton kartoitus!
Usein kysytyt kysymykset
Vaikuttaako perintäpalvelun käyttö asiakassuhteisiini?
Ei, päinvastoin. Ammattimainen ja asiakaslähtöinen perintäprosessi ylläpitää hyvää asiakassuhdetta. Tavoitteena on löytää ratkaisu yhdessä asiakkaan kanssa, ei vahingoittaa suhdetta. Johdonmukainen viestintä koetaan usein reiluksi ja selkeäksi.
Mitä laskujen perintäpalvelu maksaa?
Hinnoittelu on usein joustava. Se voi perustua onnistuneisiin perintätoimiin (provisio), kiinteään kuukausimaksuun tai yksittäisten toimenpiteiden, kuten muistutuskirjeiden, määrään. Läpinäkyvä hinnoittelu ilman piilokuluja on luotettavan kumppanin merkki.
Kuinka nopeasti palvelun saa käyttöön?
Käyttöönotto on nopeaa. Yksinkertaisimmillaan voit toimittaa perittävät laskut kumppanille ja prosessi alkaa heti. Laajempi reskontran ulkoistus integraatioineen vie hieman enemmän aikaa, mutta onnistuu tyypillisesti muutamassa viikossa.
Mitä tietoja perintätoimisto tarvitsee aloittaakseen?
Yleensä tarvitaan kopio alkuperäisestä laskusta, velallisen yhteystiedot sekä tiedot mahdollisista aiemmin lähetetyistä maksumuistutuksista. Modernit integraatiot siirtävät nämä tiedot automaattisesti järjestelmästä toiseen.
Onko tietoni turvassa ulkoisella kumppanilla?
Kyllä. Luotettavat perintätoimistot noudattavat tiukkoja tietoturvakäytäntöjä ja GDPR-lainsäädäntöä. Varmista, että valitsemasi kumppani on tunnettu ja sen prosessit ovat tietoturva-auditoituja.