Maksamattomat laskut ovat yrittäjälle tuttu riesa. Kun saatavaa joudutaan perimään, moni alkaa pohtia, miten perintä ja tietosuoja istuvat yhteen. GDPR-asetus on ankara, ja virheistä voi napsahtaa tuntuvat sakot. Saako velallisen tietoja edes luovuttaa perintätoimistolle? Kyllä saa, kunhan pelisäännöt ovat selvät.
Me Ykkös Perinnällä vastaamme näihin kysymyksiin päivittäin. Tiedämme, että eniten epävarmuutta aiheuttavat käsittelyn oikeusperuste ja se, mitä tietoja velallisesta tarkalleen saa kerätä. Tässä artikkelissa käymme läpi perinnän tietosuojakäytännöt käytännönläheisesti. Tavoitteemme on, että voit varmistua toimivasi lain mukaan ja keskittyä olennaiseen – saataviesi kotiuttamiseen.
Käsittelyn oikeusperuste perinnässä: Oikeutettu etu
Yleinen harhaluulo on, että henkilötietojen käsittelyyn tarvittaisiin aina henkilön suostumus. Perinnässä tietojen käsittelyn oikeusperuste ei kuitenkaan ole suostumus, vaan velkojan ja perintätoimiston ”oikeutettu etu”.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?
Oikeutettu etu syntyy siitä, että yritykselläsi on sopimukseen perustuva saatava asiakkaalta. Sinulla on oikeus saada maksu sovitusta työstä tai tuotteesta, ja kun maksua ei tule, sinulla on oikeutettu etu periä se. Tämä etu kattaa myös tarpeellisten tietojen luovuttamisen ammattimaiselle kumppanille, kuten perintätoimistolle, joka hoitaa perinnän puolestasi.
Velallisen lupaa tietojen käsittelylle ei siis tarvita. Perintätoimisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä ja käsittelee tietoja sekä oman että toimeksiantajansa oikeutetun edun nojalla. Tähän perustuu koko ammattimainen perintätoiminta.
Mitä tietoja velallisesta saa kerätä ja käsitellä?
GDPR:n keskeinen periaate on tietojen minimointi. Tämä tarkoittaa, että velallisesta saa kerätä ja käsitellä ainoastaan niitä tietoja, jotka ovat perintätehtävän hoitamiseksi välttämättömiä. Mitään ylimääräistä ei kerätä.
Välttämättömät tiedot perintäprosessissa
Perinnän aloittamiseen tarvitaan yleensä seuraavat tiedot:
- Velallisen perustiedot: Nimi ja henkilötunnus (yksityishenkilö) tai yrityksen nimi ja Y-tunnus (yritys). Henkilötunnus on välttämätön henkilön luotettavaan yksilöintiin, jotta perintä ei kohdistu väärään, samannimiseen henkilöön.
- Yhteystiedot: Osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Nämä ovat välttämättömiä yhteydenottoa ja lakisääteisten perintäkirjeiden, kuten maksuvaatimuksen, lähettämistä varten.
- Velan tiedot: Velan pääoma, eräpäivä, viitenumero ja velan peruste (esim. lasku nro 123 tuotteesta X). Nämä tiedot yksilöivät saatavan ja ovat pakollisia perintäkirjeessä.
Tarvittaessa voimme tarkistaa ja päivittää osoitetietoja virallisista rekistereistä, kuten Digi- ja väestötietovirastosta (DVV), varmistaaksemme, että kirjeet tavoittavat velallisen.
Mitä tietoja EI saa kerätä?
Yhtä tärkeää on tietää, mitä tietoja ei saa kerätä. GDPR kieltää erityisten henkilötietoryhmien (arkaluonteisten tietojen) käsittelyn, ellei siihen ole poikkeuksellista perustetta. Näitä ovat esimerkiksi:
- Terveystiedot
- Etninen alkuperä
- Poliittiset mielipiteet
- Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
- Ammattiliiton jäsenyys
Jos velallinen kertoo puhelimessa olevansa maksukyvytön sairauden takia, emme kirjaa ylös diagnoosia tai sairauden laatua. Voimme ainoastaan merkitä tiedon maksuesteestä ja sen arvioidusta kestosta, jotta voimme sopia esimerkiksi uudesta maksusuunnitelmasta. Raja on tiukka: käsittelemme vain velan hoitoon liittyvää tietoa, emme henkilön yksityiselämän arkaluonteisia yksityiskohtia.
Perintä ja tietosuoja käytännössä: Prosessin vaiheet
Tietosuoja on otettava huomioon perintäprosessin kaikissa vaiheissa, vapaaehtoisesta perinnästä oikeudelliseen perintään.
Vapaaehtoinen perintä
Vapaaehtoisen perinnän aikana viestintä velallisen kanssa korostuu. Kaikessa viestinnässä, niin kirjallisessa kuin suullisessakin, noudatamme hyvää perintätapaa ja tietosuojalainsäädäntöä. Säilytämme kaikki tiedot suojatuissa järjestelmissä, joihin on pääsy vain niillä työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Oikeudellinen perintä
Jos vapaaehtoinen perintä ei tehoa, asia voi edetä oikeudelliseen perintään. Käräjäoikeudelle toimitettavaan haastehakemukseen tarvitaan tarkat tiedot velallisesta ja saatavasta, jotta oikeus voi antaa asiassa velkomustuomion. Tietojen toimittaminen on lakisääteinen velvoite, jolloin käsittely perustuu ensisijaisesti sen noudattamiseen.
Tietojen säilytysajat
Henkilötietoja ei säilytetä ikuisesti. Säilytysaikoihin vaikuttavat useat lait. Kirjanpitolaki vaatii säilyttämään tositteita vähintään kuusi vuotta. Velan yleinen vanhentumisaika on kolme vuotta, mutta vanhentuminen voidaan katkaista.
Käytännössä säilytämme perintään liittyviä tietoja niin kauan kuin se on saatavan perimiseksi ja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi tarpeen. Kun saatava on kokonaan maksettu ja kaikki lakisääteiset säilytysajat ovat umpeutuneet, poistamme tiedot asianmukaisesti ja turvallisesti.
Miksi ammattimaisen perintätoimiston käyttö on turvallinen valinta?
Tietosuoja-asetusten viidakko voi tuntua yrittäjästä raskaalta ja riskialttiilta. Yksi yleisimmistä virheistä on hoitaa monimutkaisia perintätilanteita itse ilman riittävää lainsäädännön tuntemusta. Seurauksena voi olla paitsi tehoton perintä, myös kalliita tietosuojarikkomuksia.
Kun ulkoistat perinnän Ykkös Perinnän kaltaiselle asiantuntijalle, siirrät samalla vastuun tietojen lainmukaisesta käsittelystä meille. Meillä on:
- Osaaminen: Tunnemme perintä- ja tietosuojalainsäädännön läpikotaisin. Se on ydinliiketoimintaamme.
- Prosessit: Noudatamme vakiintuneita ja auditoituja prosesseja tietojen turvalliseen käsittelyyn, säilyttämiseen ja poistamiseen.
- Järjestelmät: Käytämme tietoturvallisia järjestelmiä, jotka suojaavat tietoja asiattomalta pääsyltä.
Ammattimaisen kumppanin valinta onkin strateginen päätös, joka vapauttaa aikasi ja voimavarasi takaisin liiketoimintaasi. Varmistat, että perintä hoituu paitsi tehokkaasti myös lainmukaisesti. Hyvä perintätoimisto on kumppani, joka turvaa selustasi.
Perintä ja tietosuoja eivät siis ole ristiriidassa, vaan ne tukevat toisiaan, kun prosessi hoidetaan oikein. Velkojan oikeus saada maksunsa toteutuu samalla, kun velallisen oikeutta henkilötietojen suojaan kunnioitetaan.
Mietityttääkö perintä ja tietosuoja? Onko sinulla maksamattomia saatavia, jotka vaativat tehokasta ja lainmukaista käsittelyä? Ota meihin yhteyttä, niin asiantuntijamme Ykkös Perinnällä auttavat sinua löytämään parhaan ratkaisun.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko velallisen tietoja luovuttaa perintätoimistolle ilman lupaa?
Kyllä voi. Perintätoiminnassa tietojen käsittely ei perustu velallisen suostumukseen, vaan velkojan ja perintätoimiston oikeutettuun etuun. Velkojalla on oikeus periä saatavansa, ja tämä oikeus kattaa tarpeellisten tietojen luovuttamisen perintäkumppanille. Tämä on vakiintunut ja lainmukainen käytäntö.
Entä jos velallinen kieltää tietojensa käsittelyn?
Velallisella on GDPR:n mukaan oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mutta perinnän kohdalla tämä oikeus ei ole ehdoton. Koska käsittely perustuu painavaan oikeutettuun etuun (saatavan periminen), vastustaminen ei pääsääntöisesti estä perinnän jatkamista. Perintätoimiston on kuitenkin arvioitava tilanne ja perusteltava käsittelyn jatkaminen.
Kuinka kauan perintätoimisto säilyttää velallisen tietoja?
Säilytämme tietoja niin kauan kuin se on tarpeellista perintätehtävän suorittamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitolain, noudattamiseksi. Kun saatava on maksettu tai lopullisesti todettu luottotappioksi ja lain vaatimat säilytysajat ovat päättyneet, poistamme tiedot tietoturvallisesti.
Mitä tapahtuu, jos perinnässä käsitellään vääriä tietoja?
Jos tiedoissa havaitaan virhe (esim. väärä osoite tai velan määrä), ne on korjattava viipymättä. Sekä velkojan että perintätoimiston velvollisuus on huolehtia tietojen oikeellisuudesta. Ammattimaiset perintätoimistot varmistavat tietojen ajantasaisuuden esimerkiksi väestörekisterikyselyillä.
Saako perintätoimisto selvittää velallisen palkkatuloja?
Ei saa. Vapaaehtoisen perinnän aikana perintätoimisto ei saa eikä voi selvittää velallisen palkka- tai varallisuustietoja. Nämä tiedot ovat salassa pidettäviä. Ainoastaan ulosottoviranomaisella on oikeus selvittää velallisen tulot ja varat siinä vaiheessa, kun saatavalle on hankittu velkomustuomio ja se on siirretty ulosottoon.